吉林工商学院文件管理制度(暂行)

为了加强对上级文件和学院文件的管理，确保涉密文件的安全，防止失泄密事件的发生，制定本制度。

一、上级文件的管理

由上级各机关及有关单位发给学院的文件，统称为上级文件。上级文件统一由学院办公室文书负责接收、登记、传阅、保管、清退、归档等。

（一）上级文件的接收与登记

1.上级机关发到学院的文件，统一由学院办公室文书专人负责接收、拆封、分类、登记，分别填写收文登记簿和收文传阅单，详细记载来文时间、来文机关、文件号、文件标题、密级等内容，其他人不得随意拆阅上级文件。

2.上级机关直接发到学院对口职能部门、单位的文件，相关部门接收后，要及时交给学院办公室文书，由文书统一进行登记、传阅等，各部门、单位不得自行传阅和留存。

3.机要通讯员负责取送机要文件，取送途中，不得去公共场所或在外逗留，不得交由其他人员代办取送；在取回机要文件后，要立即交给学院办公室文书，文书与机要通讯员要做好机要文件的交接、登记、签收工作。

（二）上级文件的传阅与收回

1.负责传阅上级文件工作的学院办公室文书，要严格按照原则和程序及时做好传阅过程中的登记、传递、催办、收回等工作，确保文件在流转各环节的安全性和保密性。

2.文书将上级文件贴好传阅单、填写好内容后，首先送给学院办公室主任签拟办意见，再按拟办意见传给相关院领导，再按照院领导批示传给相关部门负责人落实文件。

3.院领导应尽快阅批文件，避免在手中长时间积压影响文件的贯彻落实，明确签署文件落实意见后，交由文书传递给相关部门、单位。

4.承办落实上级文件的部门负责人，在承办期间要确保文件安全，对密级文件负有保密责任，文件落实完成后，承办人签字并填写处理结果，及时归还给学院办公室文书，不得在手中长期积压或私自留存。

5.各级领导要严格按照上级规定的知悉范围传达或传阅文件，部门或单位、个人之间不得横向交叉传阅文件，必须经文书之手进行传递；对不及时落实和归还文件的领导和部门，文书有责任催办或催还，避免文件丢失或延误工作。

（三）上级文件的使用与保管

1.任何人在阅办文件过程中，不得在不安全的地方存放上级文件、资料，必须妥善的保管好上级文件，负责阅办过程中的文件安全。

2.任何人不得私自向外泄漏涉密文件内容，不得给他人阅看，不得放在自己办公室过夜，不得在私人通信通话中、在公共场所和家庭亲友面前谈论涉密文件，不得将涉密文件带出办公室；因工作需要必须带涉密文件公出时，需经分管保密工作的院领导或学院办公室主任批准，不得遗失或泄密。

3.任何人不得随意翻印、复制标有密级的上级文件、材料，确因工作需要复制涉密文件、材料的，需经分管保密工作的院领导或学院办公室主任批准同意后，方可到学院办公室综合科办理登记与复印，复印件视同原件管理，用后归还给文书，不得丢失或自行销毁。

4.任何人不得擅自将上级标有密级的文件、资料发布在互联网上；在计算机上管理的各类文件、资料，要加以区分，应采取加密措施；重点行政部门的工作用计算机，要按照市保密局的要求安装保密防护系统；相关部门和网上信息发布人员要严格把关，认真做好上网信息保密审查工作。

5.参与外事活动或对外交往的各级领导及工作人员，不得携带涉密文件，要严守外事保密纪律，不得向学院外、境外提供有涉密内容的文件、资料、统计数据、内部情况等；人事和外事部门要对出国（境）人员做好因公因私出入境审查和行前保密教育工作。

6.传阅完成后的上级文件，统一由学院办公室文书专人专柜分类保管；需再借阅文件的，要再办理借阅登记手续；标有密级的文件概不外借，更不得转借。

（四）上级文件的清退、归档与销毁

1.学院办公室文书每年底要对照收文登记簿，对当年所有上级文件进行分类整理，分别将上级文件做清退、归档、销毁处理。

2.按照上级要求，文书每年初要将上年度学院收到的所有机要文件和三级文件，分别填写清退清单，按时清退给省委机要局和市委办公厅，不得遗失或破损。

3.按照学院归档要求，文书要将清退后的剩余上级文件进行筛选，对今后工作中有参考价值的、相关部门、单位可能查阅的文件，分类填写归档文件目录后，移交学院档案馆归档保管。

4.按照上级文件销毁要求，文书要将清退和归档后的没有参考价值的剩余文件，留存2至3年，确认无人再查阅，方可送交省销毁中心进行集中销毁，任何人无权自行销毁上级文件。

二、学院文件的管理

在学院的日常工作中，学院文件一般指各部门、单位因工作需要而产生的学院内部的党委文件、行政文件、纪委文件、公函等。学院文件由各部门、单位承办，由学院办公室统一编号、印制。

（一）拟稿与核稿

1.拟发文件部门、单位是文件的承办部门，负责拟发文件的前期准备工作。承办部门、单位负责人指定相关人员草拟文稿，同时要根据《教育工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》，初步确定拟发文件是否属于国家秘密，如属于国家秘密，应在送审稿上标明密级、保管期限、知悉范围后，交由部门、单位负责人审核文稿，履行文稿内容的核稿责任。

2.承办部门、单位负责人负责初审拟发文稿，同时进一步确定是否属于国家秘密，可责成承办人进一步修改完善文稿；之后送交学院分管院领导审核文稿和密级等，如分管院领导提出修改意见，承办部门、单位需进一步修改文稿后，再次送审分管院领导。

3.承办部门、单位送审拟发文稿，只需报送一份给一名院领导，不要多头报送，并要逐级请示上报，除紧急、重大、特殊情况外，一般不要越级报告送审。

（二）会签与签发

1.分管院领导同意发文后，对不属于国家秘密的拟发文件，由承办部门、单位填写发文纸表格的相关内容；各部门、单位承办人携带拟发文稿和发文纸到相关院领导处签发(院发文件经分管院领导会签后，送学院主要领导签发；处发文件经承办部门、单位主要领导会签后，送分管院领导签发)。如果是两个以上部门联合发文，可由其中一个部门、单位承办拟稿、送审等工作，联合发文的所有部门、单位主要负责人均要在发文纸上进行会签后，再送相关院领导签发。

2.院发文件视不同情况由不同的院领导签发。文件在分管院领导会签后，分别由党委书记、院长签发，特殊情况下，党委书记、院长可以授权其他院领导签发上行文件。纪委文件，由纪委书记直接签发。处发文件由分管院领导签发生效。

3.对承办部门、单位，分管院领导确定为属于国家秘密的拟发文件，部门、单位承办人要先到学院保密办提出定密申请，之后报经学院定密责任人、学院保密委主管领导签批同意后，方可到学院办公室办理发文手续；对承办部门、单位无法确定是否属于国家秘密或属于何种密级的公文，应先采取保密措施，再及时向学院保密办申请确定密级。

（三）编号与印制

1.学院文件由学院办公室负责发文的工作人员统一编号，执行《吉林工商学院发文代字规定（暂行）》（详见附件），按照文件类型分别编号，文件号按照发文的时间顺序排列。

2.学院领导签发文件后，由学院办公室按照公文格式要求作进一步规范，并形成定稿；承办部门、单位负责校对定稿，校对准确无误后，由学院办公室统一印制。

3.文件份数需根据工作实际需求确定，若需大量印发，应由承办部门、单位负责人向学院办公室提出申请，经同意后由学院办公室负责统一印制。

4.学院办公室对送印的各类文件、资料等，要妥善保管，废页及时销毁，严禁个人留存、抄录、外传。

5.任何部门不得随意印制编发学院文件，也不得以学院名义印制编发部门、单位红头文件。

（四）用印与归档

1.学院文件在加盖学院印章后方可生效，文件用印工作由学院办公室文书负责。

2.印制完成后的党委文件、行政文件、公函由承办部门、单位承办人到综合科加盖印章，文书根据文件种类不同区别用印，党委文件加盖党委印章，行政文件加盖行政印章，公函根据实际情况决定用印类别；印制完成后的纪委文件由承办部门、单位承办人到纪检委处盖章。如果是处发文件由承办单位用印。                                                                                            

3.用印后的文件，由学院办公室负责文件归档，承办部门、单位负责文件上报或下发。需要在校园网（内网）发布的文件，由学院办公室负责上网发布。

4.归档的学院文件由文书负责日常管理，年终统一由文书移交档案室归档。下发到各部门、单位的学院文件，由该部门、单位进行日常管理和使用，年终统一送交学院办公室进行集中销毁。

对在上级文件和学院文件的管理过程中，因工作疏忽或不负责任造成各类文件特别是涉密文件破损、丢失、失泄密的人员，视情节轻重，按照有关规定给予党纪、政纪处分或处理。

本制度自印发之日起执行，由学院办公室负责解释。

附件：1.吉林工商学院发文代字规定（暂行）

     2.发文工作流程图